DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMASINDA ZAMAN AŞIMI SÜRELERİ

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda zaman aşımı süresi

6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun belgelerin Saklanması, saklama süresi başlıklı 82. Maddesi hangi belgelerin saklanması gerektiği, saklanma süreleri ile ilgili hükümler içermektedir. Türk Ticaret Kanunu’nun 82. Maddesi, gerekçesi ve bu madde içinde atıf yapılan Türk Ticaret Kanunu’nun 64 ve 65. Maddelerinin ilgili bölümleri aşağıya alınmıştır. 

C) Saklama ve ibraz

I- Belgelerin saklanması, saklama süresi

Madde 82- (1) Her tacir; 

a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, 

b) Alınan ticari mektupları,

c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini,

d) 64’üncü (1) maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri,

sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür. 

(2) Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır. 

(3) Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, birinci fıkrada sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler; şu şartla ki;

a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler;

b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.

(4) Kayıtlar 65’inci (2) maddenin dördüncü fıkrasının ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir. Bu tür yazdırılmış bilgiler birinci cümleye göre de saklanabilir.

(5) Birinci fıkranın (a) ilâ (d) bentlerinde öngörülen belgeler on yıl saklanır. 

(6) Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

(7) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. 

(8) Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

Gerekçe

Alm. TK.'nın 257’nci paragrafından alınan 6762 sayılı Kanunun 68’inci maddesi ile örtüşen, fakat ondan daha geniş olan madde, defter tutma yükümünü düzenleyen Tasarının 64’üncü maddesini tamamlamaktadır.

Alt Komisyonca, Tasarının 82’nci maddesinin yedinci fıkrasındaki “ticarî işletmenin bulunduğu yerin yetkili mahkemesi” cümle parçasında bulunan “yetkili yer” ibaresinin hem “yer” hem de “yetkili” kelimelerinin yer itibariyle yetkiyi ifade etmesi dolayısıyla, “yer mahkemesi” şeklinde değiştirilmesi uygun görülmüş, sekizinci fıkrasında bulunan “ve” kelimesi duruma uyan “veya” kelimesiyle değiştirilmiştir. Bu değişiklik Adalet Komisyonunca da kabul edilmiş; birinci fıkranın (d) bendinde yapılan madde atfının doğru olması için “66 ncı” ibaresi “64 üncü” şeklinde, dördüncü fıkranın birinci cümlesindeki “birinci cümlesine dayanarak bilgisayarlı ortama” ibaresi, atfın doğru olması ve teknik terimin doğru olarak kullanılması için “ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama” şeklinde değiştirilmiştir. Defter ve belgelerin saklama süresi Tasarıda beş yıl olarak belirlenmiş olup, uygulamada diğer kanunlarda bulunan zamanaşımı sürelerinden dolayı defter ve belgelere dayalı usulsüzlüklerin (zimmet, emniyeti suiistimal vb.) tespit edilebilmesi açısından, saklama süresinin eskiden olduğu gibi on yıl olarak belirlenmesi amacıyla maddenin beşinci ve sekizinci fıkralarında yer alan beş yıllık süreler Adalet Komisyonunca on yıla çıkarılmıştır.

Türk Ticaret Kanunu’nun yukarıya çıkartılan belgelerin Saklanması, saklama süresi başlıklı 82. Maddesi hükümlerine göre:

Her Tacir;

• Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
• Alınan ticari mektupları,
• Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
• 64’üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı ticari defterlerini,

Ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişinden itibaren 10 yıl müddetle saklamakla yükümlü bulunmaktadır. 

Gene aynı maddede söz konusu belgelerin saklanma süresi içinde zıyaa uğraması halinde yapılması gerekenlerde hüküm altına alınmıştır. 

Buna göre; 

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterlerin ve belgelerin; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğraması halinde;  tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge (Zayi Belgesi) verilmesini isteyebilir.  Burada dikkat edilmesi gereken nokta kanun maddesinde belirtilen 15 günlük sürenin hak düşürücü süre olduğudur. 

Ayrıca:

• Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları,
• Gerçek kişi olan tacirin ticareti terk etmesi hâlinde kendisi, söz konusu belgeleri 10 yıl süre ile saklamak zorunluluğundadır.
• Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde,
• Tüzel kişiliğin sona ermesi (Tüzel kişiliğin tasfiyesi)  halinde ise söz konusu belgeler on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

2- VERGİ USUL KANUNUNA GÖRE ZAMAN AŞIMI SÜRESİ

Vergi Usul Kanununun Defter ve Vesikaları Muhafaza başlıklı 253. Maddesine göre;  Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. 

Defter Tutma Mecburiyetinde Olmayanların Muhafaza Ödevi başlıklı 254. Maddesine göre ise Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar. Almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.

Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti başlıklı 256. Madde hükümlerine göre ise, gerçek ve tüzel kişiler muhafaza etmek zorunda bulundukları defter ve belgeleri muhafaza süresi içinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz etmek ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.

Vergi Usul Kanununun yukarıya çıkarılan hükümlerinden anlaşılacağı üzere mükellef olan Gerçek ve Tüzel kişiler bu belgelerin tarihlerini takip eden takvim yılından başlamak üzere 5 yıl süre ile muhafaza etmek ve yetkililer tarafından istenildiği takdirde ibraz etmek zorundadırlar. 

3- SOSYAL SİGORTALAR VE GENEL SAĞLIK SİGORTASI KANUNUNA GÖRE ZAMANAŞIMI:

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun Prim Belgeleri ve İşyeri Kayıtlarıbaşlıklı 86. Maddesinin ikinci fıkrasında zaman aşımı ile ilgili hükümler bulunmaktadır. 

Buna göre;

İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.

Bu hükümlere göre, işyeri ile ilgili defter ve belgelerin ilgili bulundukları yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere 10 yıl saklanmak zorunluluğu bulunmaktadır.

4- SONUÇ

İş hayatımızı ilgilendiren;

• Türk Ticaret Kanunu’na göre zaman aşımı süresi 10 yıldır.
• Vergi Usul Kanunu’na göre zaman aşımı süresi 5 yıldır.
• Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre zaman aşımı süresi 10 yıldır.

-------------------

(1) Madde 64. (1) (Değişik: 26/6/2012-6335/8 md.) Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.

(2) Madde : 65.(4) Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır. Elektronik ortamda tutulma hâlinde birinci ilâ üçüncü fıkra hükümleri kıyas yoluyla uygulanır.