VAKIFLARDA BİLDİRİM VE BEYANNAMELER

Vakıfların Vakıflar Genel Müdürlüğüne yapacakları bildirimler, bu bildirimlerin şekli ve süreleri 5737 sayılı Vakıflar Kanununadayanılarak çıkarılan Vakıflar Yönetmeliğinde belirlenmiştir.  Zorunlu bildirimlerin süresi içerisinde yapılmaması halinde Vakıf Yönetimine Vakıflar Kanunun 11. maddesi uyarınca İdari Para Cezası uygulanabilecektir. Vakıflar tarafından verilmesi zorunlu bildirimler aşağıdaki başlıklar halinde irdelenmiştir.

1-) Vakıf Şube ve Temsilcilik Açılış Kapanış Beyannamesi

Vakıflar yönetmeliğinin tanımlar kısmında; Şube: Vakıf faaliyetlerinin yürütülebilmesi için yeni vakfa bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği olmayan ve bünyesinde organları bulunan alt birim, Temsilcilik: Vakıf faaliyetlerinin yürütülebilmesi için yeni vakfa bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği ve bünyesinde organları bulunmayan alt birim olarak tanımlanmıştır. 

Yeni vakıflar, vakıf senedinde hüküm bulunmak kaydıyla amaçlarını gerçekleştirmek üzere şube veya temsilcilik açabilirler. Bu vakıflar, yetkili organlarınca alınacak kararı müteakip şube ve temsilciliği açmadan önce Vakıflar Yönetmeliğinin ekindeki beyannameyi vakıf merkezinin bulunduğu bölge müdürlüğüne vermek ve elektronik ortamda göndermek zorundadırlar. Vakıf tarafından şube veya temsilciliğin kapatılması durumunda da 30 gün içinde aynı usulle bölge müdürlüğüne beyanda bulunulur.(1) 

2-) Yıllık Beyanname

Vakıf yöneticileri, Vakıflar Yönetmeliğinin ekindeki beyannameyi eksiksiz doldurup her takvim yılının ilk altı ayı içerisinde bölge müdürlüğüne vermek ve elektronik ortamda göndermek zorundadırlar. (2) Bu beyanname vakfın kimlik bilgilerinin yer aldığı, yönetici bilgileri ile vakfın mal varlığı yıllık gelir ve giderleri ile v.b. gibi diğer hususların gösterildiği cetveldir. Tabloda vakfın bilanço ve gelir tablosu kalemleri, işletme hesabı esasına göre defter tutan vakıflar için de gelir-gider kalemlerine de yer verilmektedir.

3-) Yurtdışından Bağış ve Yardım Alma - Yurtdışına Bağış ve Yardım Yapma Bildirimi

Vakıflar; yurtdışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan alacakları nakdi bağış ve yardımlar ile yurtdışındaki benzer amaçlı vakıf ve derneklere yapacakları nakdi bağış ve yardımları banka aracılığı ile yaparak bir ay içerisinde bölge müdürlüğüne bildirirler. (3)

Yurtdışından bağış ve yardım alan yurtdışına bağış ve yardım yapan vakıflar Yönetmelik ekindeki formu iki nüsha olarak doldurup bir ay içerisinde ilgili bölge müdürlüğüne verirler. (4)

Bu bildirim formuna ayrıca yetkili organın karar örneği (Yönetim Kurulu veya Mütevelli Heyeti kararı), varsa bu konuda düzenlenen protokol, sözleşme ve benzeri belgelerin örnekleri de eklenir. 

4-) Taşınmaz Mal Bildirimi 

Vakıflar, iktisap ettikleri veya değiştirdikleri taşınmazlarla ilgili bilgileri tapuya tescilden itibaren bir ay içerisinde Vakıflar Yönetmeliğinin ekindeki formu doldurarak bölge müdürlüğüne vermekle yükümlüdürler. (5)

5-) İktisadi İşletme ve Şirket Kurma Bildirimi

İktisadi işletme ya da şirket kuran veya kurulmuş herhangi bir şirkete iştirak eden vakıflar, Vakıflar Yönetmeliğinin ekindeki formu doldurarak bir ay içerisinde ilgili bölge müdürlüğüne gönderirler. Herhangi bir şirket hissesini satan ve şirket ortaklığından ayrılan veya şirketini tasfiye eden vakıflar, bölge müdürlüğüne bildirimde bulunurlar. (6)

6-) İç Denetim Raporu

Vakıf yöneticileri, yıl sonundan itibaren altı ay içerisinde yapılacak iç denetim rapor ve sonuçlarını Vakıflar Yönetmeliğinin ekindeki forma uygun olarak düzenleyerek rapor tarihini takip eden iki ay içerisinde ilgili bölge müdürlüğüne göndermekle yükümlüdürler. (7)

7-) Mülhak Vakıflarda Hesap Cetveli

Mülhak vakıflar, ayrıca yıllık hesap cetvellerini düzenleyerek her takvim yılının ilk altı ayı içerisinde bölge müdürlüğüne vermek zorundadırlar. Mülhak vakıf yöneticisinin ibraz ettiği belgeler ve vakfiyede belirtilen hayır şartları esas alınarak, kesin hesap bölge müdürlüğünce kontrol edildikten sonra onaylanmak üzere Genel Müdürlüğe gönderilir. (8)

8-) Mülhak Vakıf Evladı Bildirimi

Mülhak Vakıflarda ayrıca vakıf evlatlarına ait kimlik ve adres bilgilerinin vakıf evlatların olduklarını tasdik eden mahkeme kararı ile birlikte Bölge Müdürlüğüne gönderilmesi gerekmektedir.

9-) Adres ve Vakıf Yöneticilerinin Değişikliği 

Senet değişikliğini gerektirmeyen aynı yerleşim yeri içerisinde yapılacak adres değişikliğinin değişiklik tarihinden itibaren; yönetim organına seçilenlerin isimleri ile tebligata esas adreslerinin ise seçim tarihinden itibaren 15 gün içinde ilgili bölge müdürlüğüne bildirilmesi gerekir. (9)

10-) Yapılacak Bildirimlerin Şekil Şartları

Yukarıda sıralanan bildirimlerin bir çoğunun Vakıflar Yönetmeliğinin ekinde verilen örnek formlara göre yapılması zorunludur. Bu formlar şu şekildedir;

11-) Bildirimlerin Elektronik Ortamda Yapılması

Vakıflarla ilgili bilgilerin elektronik ortamda doğru ve güncel olarak hızlı bir şekilde takibinin yapılabilmesi ve E-devlet projeleri kapsamında gerekli bilgilerin paylaşımı için Vakıf Bilgi Yönetim sistemi (VBYS) oluşturulmuş olup vakıf yetkilileri Vakıflar Bölge Müdürlüklerinden aldıkları şifre ile yazılı bildirimlere ek olarak bu sistem aracılığı ile de bildirim yapmak zorundadırlar.

2014 yılından itibaren; Yıllık Beyanname, Şube-Temsilcilik Açılış Kapanış Bildirimi yalnızca sistem üzerinden gönderilecek yazılı kağıt olarak teslim edilmeyecektir. Yurtdışı Bağış/Yardım Alma, Yurtdışına Bağış/Yardım Yapma Bildirimi, Taşınmaz Mal bildirimi, İktisadi İşletme/Şirket Kurma Bildirimi, İç denetim Raporu, Mülhak Vakıf Hesap Cetveli, adres değişiklikleri, yönetici değişiklikleri, mülhak vakıflarda vakıf evladının bilgileri, sistem üzerinden gönderileceği gibi ayrıca imzalı kağıt belge olarak da teslim edilmesi gerekmektedir.

Dip Notlar

-------------------------------

(1) Vakıflar Yönetmeliği madde 17

(2) Vakıflar Yönetmeliği madde 34

(3) Vakıflar Yönetmeliği madde 35

(4) Vakıflar Yönetmeliği madde 35

(5) Vakıflar Yönetmeliği madde 36

(6) Vakıflar Yönetmeliği madde 37

(7) Vakıflar Yönetmeliği madde 39

(8) Vakıflar Yönetmeliği madde 50

(9) Vakıflar Yönetmeliği madde 15